Praxisleitfaden · Stand September 2026
Ordnungsgemäße Buchführung beginnt bei der täglichen Dokumentation.
Ein verständlicher Überblick über vollständige Belege, nachvollziehbare Aufzeichnungen und eine Kasse, deren Bestand sich tatsächlich erklären lässt.
Die Grundidee ist einfach: Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert werden, dass ein sachverständiger Dritter Entstehung, Inhalt und zeitliche Zuordnung nachvollziehen kann. Für steuerlich relevante Aufzeichnungen gelten insbesondere Anforderungen an Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Die fünf Grundprinzipien
Kassenführung: Bargeld muss erklärbar sein.
Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch beziehungsweise gegebenenfalls in aneinandergereihten Kassenberichten festzuhalten. Bei einer offenen Ladenkasse gelten besondere Anforderungen; je nach Fall können Einzelaufzeichnungen erforderlich sein. Wird die Tageslosung über einen Kassenbericht ermittelt, ist vom tatsächlich gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstags auszugehen.
Beispiel: vereinfachter Kassenbericht
Das folgende Muster zeigt die Logik einer retrograden Ermittlung der Tageslosung bei einer offenen Ladenkasse. Es ist ein Anschauungsbeispiel und muss an den konkreten Betrieb und dessen Aufzeichnungspflichten angepasst werden.
Rechenbeispiel: 1.240 € – 800 € – 100 € + 50 € + 110 € = 500 € Tageslosung. Einlagen, Entnahmen und Ausgaben müssen durch geeignete Belege beziehungsweise Eigenbelege nachvollziehbar sein.
Elektronische Kassensysteme
Wer ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem beziehungsweise eine Registrierkasse verwendet, muss zusätzlich die hierfür geltenden gesetzlichen Vorgaben beachten. Dazu können insbesondere Anforderungen nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung gehören. Die Belegausgabe kann nach geltender Rechtslage elektronisch oder in Papierform erfolgen.
Typische Fehler, die vermeidbar sind
Eine Buchung ohne nachvollziehbare Grundlage erzeugt Rückfragen und Dokumentationslücken.
Unterlagen aus mehreren Zeiträumen ohne Struktur erschweren die zeitliche Zuordnung.
Bei der offenen Ladenkasse ist die tatsächliche Kassenaufnahme zentral für einen Kassenbericht.
Aufzeichnungen sollten so geführt werden, dass nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben.